Come archiviare gli appunti? Consigli + 4 tools utili

La tua scrivania e il tuo pc iniziano ad assomigliare a un Big Bang, hai urgente bisogno di capire come archiviare i tuoi appunti senza impazzire e immagini un Mago Merlino 4.0 che con una bacchetta magica interdimensionale sia in grado di catalogare correttamente e ordinatamente i tuoi documenti nei faldoni della libreria e i tuoi appunti in cartelle nel cloud. Non scomodiamo i regni magici, suvvia. Con un po’ di pazienza puoi dedicarti al decluttering e alla riorganizzazione ottenendo risultati straordinari, degni di un navigato professional  organizer.

Un po’ di magia non guasta, però. Le nostre moderne formule magiche si chiamano applicazioni, o tool, e sono tutti quegli strumenti che ci consentono di ottenere un archivio documenti coerente, ordinato e di facile consultazione. In questo articolo, una sorta di piccolo grimorio portatile ti accompagniamo, oh apprendista stregone dell’organizzazione, a conoscere questi utilissimi supporti per realizzare il tuo intendo di archiviazione.

Archivio documenti e appunti: due tipologie diverse

Prima di addentrarci nelle regole fondamentali che reggono un archivio documenti dobbiamo operare una prima distinzione.

Esistono due tipologie di informazioni che necessitano di archiviazione e catalogazione: i documenti e gli appunti.

I primi sono tutte quelle scartoffie prodotte dal nostro lavoro da freelance o da dipendente, oppure tutte le pagine che dobbiamo conservare ogni qualvolta abbiamo a che fare con la burocrazia (praticamente da sempre, dal primo giorno che veniamo al mondo) o ancora, quando acquistiamo prodotti, scambiamo informazioni importanti, stipuliamo accordi.

I secondi, gli appunti, rivestono particolare importanza per determinate categorie di persone: studenti, liberi professionisti alle prese con lavori creativi, professionisti all’interno di settori dinamici caratterizzati da frequenti scambi con diversi clienti e progetti. Se da una parte è vero che non tutti i professionisti tengono traccia del proprio lavoro è altrettanto vero che tutti hanno l’abitudine di appuntarsi qualche dato, per tenerlo a mente. Pensiamo alla lista della spesa, alla ricetta che ci ha stuzzicato la fantasia, a quello schema per un lavoretto fai da te che ci ripromettiamo di fare non appena avremo tempo libero.

Sia documenti che appunti possono essere prodotti in due modalità: cartacea e digitale. Siamo pieni di fatture, ricette mediche, bolli di assicurazione e molto altro (la lista sarebbe molto lunghi) che generano un volume notevole di carta e contemporaneamente un flusso di informazioni digitali e file da archiviare, come scannerizzazione degli originali e e-mail di conferma.

In questo articolo tratteremo in particolare due strategie per capire come organizzare i documenti cartacei e come archiviare appunti tramite delle applicazioni molto utili.

Archiviare documenti cartacei: i consigli base

La regola aurea per organizzare i documenti cartacei è la semplicità. Un archivio dev’essere semplice da capire, non solo per te ma per tutta la famiglia.

Come primo passaggio è fondamentale individuare un unico luogo in cui conservare tutto il materiale di cui si deve tenere traccia, sufficientemente spazioso per contenere faldoni, cartelle e altri supporti materiali di archiviazione. Uno scaffale della libreria appositamente dedicato è la cosa migliore.

Il secondo passaggio è dividere il materiale in grandi categorie e argomenti e creare per ognuno dei faldoni con le rispettive etichette scritte in caratteri grandi e facilmente leggibili. Ecco qualche esempio di categoria e sottocategoria:

• Utenze: acqua, gas, elettricità, internet, etc.
• Spese auto: bollo, assicurazione, fatture manutenzione, tagliando, etc.
• Certificati anagrafici: nascita, matrimonio, spostamenti di residenza, etc.
• Salute: referti medici, fatture visite specialistiche, vaccinazioni, etc.
• Garanzie prodotti: scontrini, documenti garanzia
• Lavoro: contratto, buste paga, contributi INPS, etc.

Queste sono soltanto alcune delle categorie di documenti più importanti, quelle che tutti (più o meno) hanno bisogno di conservare e quelle che devono essere conservate per più tempo. Un altro dato da tenere a mente: questo tipo di suddivisione non è da considerarsi universale. Ognuno può gestirla a piacimento.

Il terzo punto è: la sistemazione dell’archivio documenti deve seguire un ordine cronologico dal più vecchio al più recente, con una posizione di priorità a quei documenti che si rivelano immediatamente necessari: bollette ancora da pagare, scadenze varie ed eventuali, rate da saldare.

Infine è importante, come quarto consiglio, fare una revisione delle cartelle almeno due volte l’anno, per verificare il corretto posizionamento (può capitare di spostare i documenti e non riporli correttamente) ed eliminare quelli che non servono più e occupano spazio inutilmente.

Come archiviare appunti digitali

Veniamo a un altro grosso tema che regala filo da torcere a tutti coloro che sono abituati a scrivere o prendere appunti per qualsiasi cosa. Come funziona l’archiviazione degli appunti in digitale? Ovviamente dipende, anche in questo caso, dalla tipologia.

Conservare appunti per un lavoro che si sta svolgendo al pc è diverso da organizzare appunti sul pc per non perdere di vista le ricette più accattivanti. Eppure ci sono degli strumenti magici che fanno entrambe le cose. Ah! Che straordinaria invenzione la tecnologia.

In questa chiusura di articolo vogliamo segnalarti quattro tool utili per avere sempre a disposizione gli appunti digitali.

Pocket: archiviare appunti di pagine web

Per gli amanti degli articoli, per chi necessita di reperire fonti e di avere a disposizione in un secondo momento Pocket è il must have delle applicazioni. Validissima, ma soprattutto per articoli, quindi per appunti testuali. Con un’estensione su Chrome e un’applicazione su smartphone puoi salvare (in cartelle organizzate per tag) gli articoli più interessanti, per poi rileggerli in un secondo momento, con una grafica ripulita da banner, immagini, widget, e modificando la grandezza del font. Ottima la sincronizzazione su Kobo per leggerli direttamente su e-reader. Consigliamo questa applicazione per archiviare appunti testuali soprattutto agli studenti, che possono attingere ad articoli di approfondimento in qualsiasi momento.

Evernote: archiviazione di documenti, idee, immagini

Sì, Evernote è il tool definitivo, forse il più famoso per quanto riguarda l’organizzazione di qualsiasi tipo di dato digitale. Forse all’inizio si fa un po’ fatica ad abituarsi all’utilizzo, ma un volta presa la mano è facilissimo trovare i documenti, organizzare il flusso di informazioni e migliorare la produttività personale.

Trello: archiviare appunti in team

Se collabori con qualcuno a un progetto comune hai bisogno di scambiare rapidamente informazioni. Trello ti consente di farlo in modo facile e intuitivo, attraverso schede che si collocano in una lavagna virtuale e che una volta aperte ti permettono di inserire diversi elementi (immagini, liste da spuntare, link esterni e molto altro). Così si evitano centinai di e-mail.

Pinterest: catalogo di idee

Chi non conosce Pinterest, dai! È forse la più divertente applicazione per la conservazione e l’archiviazione di spunti di qualsiasi genere. Pinterest punta molto sul visuale. L’idea è quella di avere bacheche con immagini che rimandano ai corrispettivi link di approfondimento. Perfetta per ricette, lavori artigianali, ma anche per scoprire trick di social media marketing. Una navigazione al giorno genera solitamente una montagna di idee.