Che cos’è l’efficienza sul lavoro e 5 consigli per migliorare la produttività

È possibile migliorare la propria efficienza sul lavoro. A volte capita di sentirsi sopraffatti dalle responsabilità e dalle incombenze, è faticoso resistere e gestire l’ondata di stress che il lavoro comporta. Ma anche la scienza ci viene in aiuto, così come la psicologia, per insegnarci ad avere un rapporto più sereno con la nostra professione, aumentando la produttività, il rendimento e di conseguenza il guadagno monetario e in termini di benessere.

Essere efficienti sul lavoro

Perché vogliamo ottenere maggiore produttività sul lavoro? Sembra una domanda ovvia, ma non lo è. La motivazione si trova molto spesso alla base di una spinta al cambiamento di ritmo. Vuoi crescere, vuoi darti una mossa, quindi premi sull’acceleratore e cerchi di ottenere risultati migliori. Ma quando la motivazione non si trova dentro di te ma è dettata da esigenze esterne può capitare che non ci sia realmente un cambiamento, che lo sforzo fatto per innalzare l’efficienza sul lavoro si traduca soltanto in una gran fatica. E a lungo andare in un fallimento e un rendimento peggiore sulle task da portare a termine nella tua professione.

Il tempo in cui viviamo è molto pressante: impegni famigliari, sport, lavoro, burocrazia, vita sociale. Ognuno di noi ha moltissime cose da fare. Avrai già capito qual è il segreto: l’organizzazione. La stessa formula magica che può migliorare la tua condizione lavorativa, aiutarti a capire come lavorare più velocemente, sentendoti soddisfatto e appagato. Non stiamo dicendo che la velocità sul posto di lavoro faccia la differenza, la qualità resta sempre il fattore prioritario, ma se si riesce ad erogare un servizio o un prodotto di qualità in poco tempo tutta la filiera reagisce positivamente.

Come essere efficienti

In questa sede cercheremo di discostarci dalle leggi economiche. Esse saranno sullo sfondo, ciò che ci interessa qui è dare consigli su come trovare un metodo di lavoro efficace, che ti faccia sentire l’entusiasmo in ciò che fai, contribuendo a portare a casa risultati sempre migliori ed eccellenti. Ecco cinque cambiamenti che devi provare ad innescare nella tua routine professionale:

• Fissa una scadenza per ogni impegno di lavoro
• Suddividi il progetto in microprogetti
• Lavorare in team
• Rispettare il proprio bioritmo
• Non essere perfezionisti

Entriamo nel vivo di questi suggerimenti. Dopo la lettura di questo articolo il tuo lavoro non ti sembrerà più lo stesso.

1. Le scadenze sul lavoro aumentano la produttività

Sei convinti che siano la principale causa di stress? Forse perché le hai viste sempre come nemiche. Complice una proverbiale disorganizzazione, hai lasciato che si accumulassero, non le hai calendarizzate bene e adesso hai molte deadline e poco tempo per portarle a termine. Un incubo. Ma ha tutto c’è rimedio, anche se a volte sembra impossibile. Però ricorda: dove non c’è data di scadenza, non c’è limite al tempo utilizzato per portare a termine un impegno. Serve ritmo, e un flusso stimolante. Scegli il numero massimo di scadenze che puoi gestire in un mese. E poi inseriscile nel tuo calendario, avrai già stabilito un flusso di lavoro. Se non riesci a portarlo a termine nei tempi indicati, niente panico. Il mese prossimo riduci il numero di scadenze, o dilatale nel tempo.

2. Lavorare in modo più efficiente su microprogetti

Scoraggiamento. Che brutta parola. Eppure a volte lo si sente, eccome. Crediamo che sia anche perfettamente normale e ciclico. Non si può sempre ottenere il massimo da sé stessi, mettiamoci l’anima in pace. Ma si può essere essere più produttivi sul lavoro è stato riscontrato da molti reparti che un aspetto favorevole è quello di parcellizzare i progetti. Anche quotidianamente. Quanto cambierebbe l’approccio con cui svolgi la tua professione tutti i giorni se sapessi che l’obiettivo finale non è lontano nel tempo ma si trova nell’immediato. Lavorare “a tappe”, con diversi microtask nell’ambito di una giornata lavorativa, aumenta la possibilità di toccare con mano la gratificazione.

3. L’efficienza sul lavoro la fa il gruppo

Anche per i liberi professionisti vale questo discorso. In psicologia c’è un fenomeno che conferma questo assunto: l’effetto audience. La presenza di altre persone ha un effetto positivo sulle prestazioni dei lavoratori. Il fatto di sentirsi parte di un gruppo, ma anche l’idea di essere osservati mentre si lavoro spinge a mettere in campo il proprio potenziale, innalzando il livello di attenzione e di coinvolgimento. Addirittura c’è chi sostiene che in team riesce a lavorare più velocemente rispetto a quando svolge il lavoro in autonomia. Succede anche a te?

4. Il bioritmo e il ritmo ultradiano

Quando parliamo di bioritmo sconfiniamo nella fisiologia dell’organismo. Ma è importante sapere che la produttività sul lavoro coincide con il rispetto del proprio corpo. Lo stress psicofisico ha un’incidenza negativa sulla professione. Dormire bene, mangiare adeguatamente e mantenere un rapporto sano e attento con il corpo è fondamentale. Anche rispettare il ritmo ultradiano lo è. Di cosa si tratta? È un ritmo contenuto dentro il giorno circadiano, con intervalli più brevi e funziona così: novanta minuti di picco dell’energia mentale e trenta minuti di energia “bassa”. Cerca di sfruttare quest’onda, vedrai il tuo rendimento migliorare.

5. Essere efficienti non significa essere perfetti

Anzi, si direbbe il contrario. La velocità non conduce alla perfezione, e viceversa. Se mandiamo in stop il nostro lavoro continuamente per verificare che sia perfetto i progressi saranno lenti e l’energia mentale si esaurirà in breve tempo. Ne risentirà anche la salute emotiva. Quindi possiamo affermare senza timori che il perfezionismo è quanto di più deleterio. Non c’è bisogno di chiarire che non stiamo dicendo che un lavoro fatto a caso va bene, ma che rispettare le scadenze e fare del proprio meglio fa già la differenza. Ma fare del proprio meglio per davvero.

Efficienza sul lavoro: le conclusioni

Il tema che abbiamo affrontato non ha niente a che vedere con l’approvazione del capo ma molto di più con quella bellissima sensazione che si chiama soddisfazione personale. Si tratta di un obiettivo che ci si pone per dare un senso allo sforzo quotidiano, per amore di sé stessi e di ciò che si fa. E la cosa straordinaria è che da questa attitudine ne ricavano benefici tutti: eventuali colleghi e collaboratori, clienti e fornitori, datori di lavoro, etc.

Per concludere vogliamo segnalarti altre tre regole d’oro del lavoratore efficiente:

• Individuare le priorità
• Delegare
• Mettere a fuoco degli obiettivi

Lavorare su priorità è doveroso. Spesso è il capo ad indicarti quali sono le cose che devono essere finalizzate per prime, ma è un bene se riesci ad essere tu ad individuarle prima. Sapere che ci sono attività che puoi svolgere in un secondo momento, o attività che non possono essere rimandate, già fornisce un ritmo di lavoro e delle indicazioni precise su come strutturarlo, un dettaglio non da poco.
Anche delegare è un trucco segreto, a cui spesso ci si arriva dopo molti anni di lavoro. Soprattutto i liberi professionisti hanno capito che non possono fare tutto da soli. Trovare un buon commercialista per gestire le fatture, chiedere ad un altro professionista (magari in economia) di occuparsi di preventivi e presentazioni di progetti aiuta ad alleggerire il carico.

Ultimo, ma non in ordine di importanza, abbiamo segnalato la capacità di focalizzarsi sull’obiettivo. Sembra strano doverlo dire, ma è così. L’obiettivo ultimo, il fine di tutto il lavoro, dev’essere sempre tenuto chiaramente nella testa. Qual è il tuo?